همانگونه که در دیگر صفحات شرح داده شد هایپربار مجموعه ای است که هم زمان امتیازات شبکه سریع ، چابک و ارزان نظام خرده بار و امتیازات شرکت های امروزی برای حفظ تعهد ، تکریم مشتری ، الزام به پاسخگویی و ارائه خدمات روزآمد را با هم دارد و با هم به مشتریان خود تقدیم می کند.
ولی بر اساس تجربه برای ما روشن است که تامین کنندگان عزیز دوست دارند به طور شفاف از نحوه ارائه خدمت از اولین گام ها تا تثبیت و تداوم خدمات مطلع شوند. به همین منظور این گام ها به شرح ذیل با فرض تماس های اولیه میان هایپربار و یک تامین کننده جدید بیان می شود.
اعلام قیمت و تعرفه
پس از ارتباط اولیه با تامین کننده و تبادل اطلاعات و پس از آنکه طرفین توافق کردند شرایط یکدیگر را بدانند آنچه که بسیار مهم است و در تصمیم گیری نهایی طرفین اثرگذار است هزینه حمل بار خواهد بود. هایپربار بر اساس ساختار خود و بر حسب تجربه هزینه حمل بار را برای هر مشتری جداگانه محاسبه و اعلام می کند. به عبارت دیگر ما یک تعرفه واحد برای همه انواع محموله ها صادر نمی کنیم بلکه بر اساس مختصات و ویژگی های هر محموله تعرفه خاص آن محموله را محاسبه و اعلام می کنیم. به باور ما این روش به انصاف و دقت بسیار نزدیک تر است.
برای محاسبه هزینه حمل با توجه به اینکه غالب کالاها در بسته بندی های کارتن ارسال می شوند ما از تامین کنندگان محترم سوال های زیر را خواهیم پرسید:البته در مواردی مانند بسته بندی های شرینگ ، گالن یا سطل و کیسه سوال اول که در مورد ابعاد است حذف می شود و در صورت نیاز وزن بار سوال خواهد شد.
- ابعاد محموله شما چیست؟ اگر بسته بندی ها و کارتن ها متنوع هستند میانگین آنها با تقریب قابل قبول چقدر است؟
- ارزش ریالی هر یک از بسته ها چقدر است؟
- میانگین مجموع بارهای ارسال شده به همه شهرستان ها تقریبا چقدر است؟
- میانگین یک فاکتور به فروشگاه چند بسته است؟
هایپر بار پس از دریافت پاسخ این پرسش ها ظرف یک الی دو روز پیشنهاد اولیه خود را اعلام خواهد کرد. غالبا پیشنهاد اولیه بین هایپربار و تامین کننده چند مرتبه رفت و برگشت کرده و پس از دریافت نقطه نظرات و انعطاف های مرسوم پیشنهاد قیمت نهایی مورد توافق طرفین قرار می گیرد.
شروع عملیات دریافت بار
پس از آنکه تامین کننده و هایپربار روی قیمت و سایر شرایط حمل و ارسال توافق کردند چنانچه تامین کننده ناوگان درون شهری تهران برای حمل بار از انبار تامین کننده تا بارانداز هایپربار تقاضا کرده باشد این سرویس برقرار می گردد. ضمنا برخی مجموعه ها مانند تامین کنندگان کنسرو یا نوشابه که حجم ارسال بالا داشته و تنوع بسته بندی کمی دارند برای کاهش هزینه های خود و افزایش سرعت نیازمند فضای انبارش هستند که اختصاص چنین فضایی نیز پس از توافقات اولیه انجام می گیرد.
عملیات ارسال
یکی از شروط عمومی میان هایپربار و تامین کنندگان تخلیه بار در بارانداز 3 روز قبل از تاریخ تحویل به فروشگاه یا دلیوری تایم است. این سه روز برای هایپربار از این جهت مهم است تا در این مدت نسبت به ارسال مستقیم به شهر مقصد یا تمجیع چند شهر با یک خودرو تصمیم گیری کند. به هرحال پس از آنکه محموله تامین کننده به تفکیک شهر و فروشگاه مقصد دریافت شد طی همان روز یک روز بعد و حداکثر روز سوم بارگیری و روانه شهر مقصد خواهد شد.
تحویل به فروشگاه
محموله پس از آنکه به شهر مقصد رسید پس از تفکیک دوباره مجموع بارهای خودری اعزامی ، توسط ناوگان نماینده هایپربار به مقصد فروشگاه های مختلف ارسال می گردند.رانندگان بومی نماینده بارها را طبق روش های مرسوم و متعارف به فروشگاه های مربوطه تحویل داده و رسید تحویل بار را از مسئول مربوطه دریافت می کنند.
در پایان روز یا روزهای آتی تصویر رسید تحویل بار به فروشگاه توسط نیروهای اداری بارانداز اصلی از نمایندگی ها جمع آوری می گردند.این نیروها وظیفه دارند تا از لحظه دریافت بار در بارانداز تا لحظه تحویل آن به فروشگاه اطلاعات سامانه آنلاین رهگیری را دائما بروزرسانی کنند تا عملیات حمل از وضعیت اولیه که دریافت بار است به وضعیت نهایی که تحویل بار است تبدیل شود.در انتها و پس از وصول عکس رسید تحویل بار ، همکاران اداری ما این عکس ها را در سامانه رهگیری بارگذاری خواهند کرد تا تامین کنندگان در صورت نیازشان آنها را ذخیره کنند.
تسویه
پس از تحویل بار به فروشگاه ، طبق توافقات اولیه و اساسی با تامین کننده ، همکاران واحد مالی ما مطابق دوره های توافق شده با تامین کننده برای تسویه هزینه حمل ، صورتحساب ایشان را صادر و بوسیله ابزار توافق شده اعم از فاکس ، ایمیل یا پیام رسان صورتحساب را ارسال می کنند و طبق زمان بندی توافق شده با تامین کننده منتظر دریافت مبلغ مندرج در صورتحساب می مانند.
آنچه که در پاراگراف های فوق تشریح شد گامهای عملی برای حمل ، ارسال و تحویل بار از لحظه توافق اولیه تا تسویه حساب می باشد.